Ley de privacidad y derechos educativos de la familia (FERPA) Derechos de los estudiantes

Alumno: Un estudiante es una persona que ha sido admitida y está registrada cuando las clases están en sesión, independientemente de la edad de la persona.

Funcionario de la escuela: alguien empleado por la Escuela de Enfermería Covenant en un puesto administrativo, de supervisión, académico, de investigación, de pasantía, voluntario o personal de apoyo; o una persona empleada por o bajo contrato con la Escuela para realizar una tarea especial, como un abogado, auditor o agencia de cobro.

Interés educativo legítimo: Un individuo debe demostrar la necesidad de saber por parte de los funcionarios de una institución que actúan en el interés educativo del estudiante, incluidos los profesores, la administración, los empleados de los estudiantes, los empleados administrativos y profesionales y otras personas que manejan la información de los registros de los estudiantes. Cualquier funcionario escolar que necesite información sobre un estudiante en el desempeño de funciones de instrucción, supervisión, asesoramiento o administración para la Escuela de Enfermería Covenant tiene un interés educativo legítimo.

Récord de educación: Cualquier registro mantenido por la Escuela de Enfermería Covenant que sea personalmente identificable para un estudiante de cualquier manera, excepto en algunas circunstancias definidas muy específicamente. Estas circunstancias específicas se incluyen dentro de esta sección del manual o en §99.31 de la normativa FERPA.

Información del directorio: La información del directorio se considera información pública a menos que solicite que se mantenga confidencial. La información del directorio incluye:

• Nombre
• Dirección
• Número de teléfono
• Dirección de correo electrónico
• Fecha de cumpleaños
• Fechas de asistencia

Bajo FERPA, una escuela debe brindarle a un estudiante elegible la oportunidad de inspeccionar y revisar sus registros educativos dentro de 45 días siguientes a la recepción de una solicitud. Se requiere que una escuela proporcione a un estudiante elegible copias de los registros educativos, o haga otros arreglos, si el no hacerlo impediría efectivamente que el estudiante obtenga acceso a los registros. Un ejemplo sería una situación en la que el estudiante no vive dentro de la distancia de la escuela.

Bajo FERPA, una escuela no está obligada a proporcionar información que no se mantiene o crear registros educativos en respuesta a la solicitud de un estudiante elegible. En consecuencia, una escuela no está obligada a proporcionar a un estudiante elegible actualizaciones sobre su progreso en un curso (incluidos los informes de calificaciones) o en la escuela, a menos que dicha información ya exista en forma de registro educativo.

Bajo FERPA, un estudiante elegible tiene derecho a solicitar que se modifique la información inexacta o engañosa en sus registros educativos. Si bien una escuela no está obligada a enmendar los registros educativos de acuerdo con la solicitud de un estudiante elegible, la escuela debe considerar la solicitud. Si la escuela decide no enmendar un registro de acuerdo con la solicitud de un estudiante elegible, la escuela debe informar al estudiante de su derecho a una audiencia sobre el asunto. Si, como resultado de la audiencia, la escuela aún decide no enmendar el registro, el estudiante elegible tiene derecho a insertar una declaración en el registro que establezca sus puntos de vista. Esa declaración debe permanecer con la parte impugnada del registro del estudiante elegible mientras se mantenga el registro.

Sin embargo, si bien el procedimiento de enmienda de FERPA se puede usar para cuestionar hechos que se registran de manera incorrecta, no se puede usar para cuestionar una calificación, una opinión o una decisión sustantiva tomada por una escuela sobre un estudiante elegible. FERPA tenía la intención de exigir solo que las escuelas se ajusten a las prácticas justas de mantenimiento de registros y no anular los estándares y procedimientos aceptados para realizar evaluaciones académicas, decisiones disciplinarias o determinaciones de ubicación. Por lo tanto, si bien FERPA otorga a los estudiantes elegibles el derecho de intentar enmendar los registros educativos que contienen información inexacta, este derecho no se puede usar para cuestionar una calificación o la opinión de un individuo, o una decisión sustantiva tomada por una escuela sobre un estudiante. Además, si los procedimientos de enmienda de FERPA no son aplicables a la solicitud de enmienda de registros educativos de un estudiante elegible, la escuela no está obligada según FERPA a celebrar una audiencia sobre el asunto.

Bajo FERPA, una escuela generalmente no puede divulgar información de identificación personal de los registros educativos de un estudiante elegible a un tercero a menos que el estudiante elegible haya dado su consentimiento por escrito. Sin embargo, hay una serie de excepciones a la prohibición de FERPA contra la divulgación no consensuada de información de identificación personal de los registros educativos. Bajo estas excepciones, las escuelas pueden divulgar información de identificación personal de los registros educativos sin consentimiento, aunque no están obligadas a hacerlo. A continuación se incluye información general sobre algunas de estas excepciones.

Una de las excepciones al requisito de consentimiento previo por escrito en FERPA permite a los funcionarios escolares dentro de la escuela obtener acceso a información de identificación personal contenida en los registros educativos siempre que la escuela haya determinado que tienen un "interés educativo legítimo" en la información.

FERPA también permite que una escuela divulgue información de identificación personal de los registros educativos sin consentimiento cuando la divulgación está relacionada con la ayuda financiera que el estudiante ha solicitado o que el estudiante ha recibido, si la información es necesaria para tales fines como: determinar la elegibilidad para la ayuda; determinar el monto de la ayuda; determinar las condiciones de la ayuda; y/o hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda. Con respecto a esta excepción, el término "ayuda financiera" significa el pago de fondos proporcionados a una persona (o el pago en especie de bienes tangibles o intangibles a la persona) que está condicionado a la asistencia de la persona a una escuela.

Las instituciones postsecundarias también pueden divulgar información de identificación personal de los registros educativos, sin consentimiento, a las partes correspondientes, incluidos los padres de un estudiante elegible, en relación con una emergencia de salud o seguridad. Según esta disposición, los colegios y universidades pueden notificar a los padres cuando haya una emergencia de salud o seguridad que involucre a su hijo o hija, incluso si los padres no reclaman al estudiante como dependiente.

FERPA también permite que una escuela divulgue información de identificación personal de los registros educativos sin consentimiento cuando la divulgación es a los padres de un estudiante en una institución postsecundaria con respecto a la violación del estudiante de cualquier ley federal, estatal o local, o de cualquier regla o política de la institución, que rigen el uso o posesión de alcohol o una sustancia controlada. La escuela puede divulgar información sin consentimiento bajo esta excepción si la escuela determina que el estudiante ha cometido una infracción disciplinaria con respecto a ese uso o posesión y el estudiante está bajo 21 años de edad en el momento de la divulgación a los padres.

Otra excepción permite que una escuela divulgue sin consentimiento información de identificación personal de los registros educativos de un estudiante cuando dicha información ha sido designada apropiadamente como información de directorio. Una escuela puede divulgar información de directorio sin consentimiento si ha dado aviso público de los tipos de información que ha designado como información de directorio, el derecho del estudiante elegible a restringir la divulgación de dicha información y el período de tiempo dentro del cual un estudiante elegible tiene que notificar a la escuela que él o ella no quiere ninguno o todos esos tipos de información designados como información de directorio.

• Hay varias otras excepciones a la prohibición de FERPA contra la divulgación no consensuada de información de identificación personal de los registros educativos, algunas de las cuales se mencionan brevemente a continuación. Bajo ciertas condiciones (especificadas en las regulaciones de FERPA), una escuela puede divulgar sin consentimiento información de identificación personal de los registros educativos:
• a los representantes autorizados del Contralor General de los Estados Unidos, el Fiscal General de los Estados Unidos, el Secretario de Educación de los Estados Unidos y las autoridades educativas estatales y locales para la auditoría o evaluación de los programas educativos con apoyo federal o estatal, o para la aplicación de o cumplimiento de los requisitos legales federales que se relacionan con esos programas;
• a organizaciones que realizan estudios para o en nombre de la escuela que realizan la divulgación con el fin de administrar pruebas predictivas, administrar programas de ayuda estudiantil o mejorar la instrucción;
• para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente;
• a la víctima de un presunto autor de un delito de violencia o de un delito sexual no forzado sobre los resultados finales de una audiencia disciplinaria con respecto al presunto delito; y
• a cualquier tercero los resultados finales de un procedimiento disciplinario relacionado con un delito de violencia o un delito sexual no forzado si se determina que el estudiante que es el presunto perpetrador ha violado las reglas o políticas de la escuela. La divulgación de los resultados finales solo incluye: el nombre del presunto autor, la violación cometida y cualquier sanción impuesta al presunto autor. La divulgación no debe incluir el nombre de ningún otro estudiante, incluida una víctima o un testigo, sin el consentimiento por escrito de ese otro estudiante.

Como se indicó anteriormente, las condiciones especificadas en las reglamentaciones de FERPA en 34 CFR § 99. 31 deben cumplirse antes de que una escuela pueda divulgar sin consentimiento información de identificación personal de los registros educativos en relación con cualquiera de las excepciones mencionadas anteriormente.

Una "unidad de aplicación de la ley" significa cualquier individuo, oficina, departamento, división u otro componente de una escuela, como una unidad de oficiales de policía comisionados o guardias de seguridad no comisionados, que está oficialmente autorizado o designado por la escuela para: hacer cumplir cualquier ley local, estatal o federal, o remitir a las autoridades correspondientes un asunto para el cumplimiento de cualquier ley contra cualquier individuo u organización; o para mantener la seguridad física y la seguridad de la escuela. La unidad de cumplimiento de la ley no pierde su condición de unidad de cumplimiento de la ley si también realiza otras funciones no relacionadas con el cumplimiento de la ley para la escuela, incluida la investigación de incidentes o conductas que constituyen o conducen a un procedimiento disciplinario contra un estudiante.

Los "registros de la unidad de aplicación de la ley" (es decir, los registros creados por la unidad de aplicación de la ley, creados con el propósito de hacer cumplir la ley y mantenidos por la unidad de aplicación de la ley) no son "registros educativos" sujetos a las protecciones de privacidad de FERPA. Como tal, la unidad de cumplimiento de la ley puede negarse a brindarle a un estudiante elegible la oportunidad de inspeccionar y revisar los registros de la unidad de cumplimiento de la ley, y puede divulgar los registros de la unidad de cumplimiento de la ley a terceros sin el consentimiento previo por escrito del estudiante elegible. Sin embargo, los registros educativos, o la información de identificación personal de los registros educativos, que la escuela comparte con la unidad de aplicación de la ley no pierden su estado protegido como registros educativos porque se comparten con la unidad de aplicación de la ley.

La Escuela de Enfermería Covenant cumple con la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) para otorgar a los estudiantes elegibles ciertos derechos con respecto a sus registros educativos. (Un "estudiante elegible" bajo FERPA es un estudiante que está 18 años de edad o más o que asiste a una institución postsecundaria). Estos derechos incluyen:

1. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante dentro 45 días después del día en que [Nombre de la institución postsecundaria ("Escuela")] recibe una solicitud de acceso. Un estudiante debe presentar al registrador, decano, jefe del departamento académico u otro funcionario apropiado, una solicitud por escrito que identifique los registros que el estudiante desea inspeccionar. El oficial de la escuela hará los arreglos para el acceso y notificará al estudiante de la hora y el lugar donde se pueden inspeccionar los registros. Si los registros no son mantenidos por el funcionario de la escuela a quien se presentó la solicitud, dicho funcionario informará al estudiante sobre el funcionario correcto a quien se debe dirigir la solicitud.
2. El derecho a solicitar la modificación de los registros educativos del estudiante que el estudiante crea que son inexactos, engañosos o que de otra manera violan los derechos de privacidad del estudiante bajo FERPA.

Un estudiante que desee pedirle a la escuela que modifique un registro debe escribirle al funcionario escolar responsable del registro, identificar claramente la parte del registro que el estudiante desea cambiar y especificar por qué debe cambiarse.

Si la escuela decide no enmendar el registro según lo solicitado, la escuela notificará al estudiante por escrito sobre la decisión y el derecho del estudiante a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará información adicional sobre los procedimientos de audiencia al estudiante cuando se le notifique el derecho a una audiencia.

1. El derecho a proporcionar consentimiento por escrito antes de que la universidad divulgue información de identificación personal (PII) de los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento.

La escuela divulga los registros educativos sin el consentimiento previo por escrito del estudiante bajo la excepción de FERPA para la divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar es una persona empleada por la Escuela de Enfermería Covenant en un puesto de personal administrativo, de supervisión, académico, de investigación o de apoyo (incluido el personal de la unidad de aplicación de la ley y el personal de salud); una persona que sirve en la junta de síndicos; o un estudiante que sirve en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas. Un funcionario de la escuela también puede incluir a un voluntario o contratista fuera de la Escuela de Enfermería Covenant que realiza un servicio de función institucional para el cual la escuela de otro modo usaría a sus propios empleados y que está bajo el control directo de la escuela con respecto al uso y mantenimiento de PII de registros educativos, como un abogado, auditor o agente de cobro o un estudiante que se ofrece como voluntario para ayudar a otro funcionario escolar a realizar sus tareas. Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con sus responsabilidades profesionales para la Escuela de Enfermería Covenant.

1. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE. UU. con respecto a las supuestas fallas de la Escuela de Enfermería de Covenant en cumplir con los requisitos de FERPA. El nombre y dirección de la Oficina que administra FERPA es:

Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares
Departamento de Educación de EE. UU.
400 Avenida Maryland, SW
Washington DC 20202

Información del directorio: La información del directorio se considera información pública a menos que solicite que se mantenga confidencial. Los estudiantes pueden optar por no incluir su información con la Información del Directorio en la Carta de Acuerdo firmada en la orientación. La información del directorio incluye:

• Nombre
• Dirección
• Número de teléfono
• Dirección de correo electrónico
• Fecha de cumpleaños
• Fechas de asistencia

Los estudiantes pueden solicitar cambiar su estado a través del Coordinador de la Oficina Comercial en 806-725-8901 (debe presentar una copia de su nueva Tarjeta de Seguro Social).

FERPA permite la divulgación de PII de los registros educativos de los estudiantes, sin el consentimiento del estudiante, si la divulgación cumple con ciertas condiciones que se encuentran en §99.31 de las normas FERPA. A excepción de las divulgaciones a funcionarios escolares, las divulgaciones relacionadas con algunas órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente, las divulgaciones de información de directorio y las divulgaciones al estudiante, §99.32 de las regulaciones de FERPA requiere que la institución registre la divulgación. Los estudiantes elegibles tienen derecho a inspeccionar y revisar el registro de divulgaciones. Una institución postsecundaria puede divulgar PII de los registros educativos sin obtener el consentimiento previo por escrito del estudiante:

• A otros funcionarios escolares, incluidos los maestros, dentro de la Escuela de Enfermería Covenant que la escuela haya determinado que tienen intereses educativos legítimos. Esto incluye contratistas, consultores, voluntarios u otras partes a quienes la escuela haya subcontratado funciones o servicios institucionales, siempre que se cumplan las condiciones enumeradas en §99.31(a)(1)(i)(B)(1) - (a)( 1)(i)(B)(2) se cumplen. (§99.31(a)(1))
• A funcionarios de otra escuela en la que el estudiante busque o tenga la intención de inscribirse, o en la que el estudiante ya esté inscrito si la divulgación tiene fines relacionados con la inscripción o transferencia del estudiante, sujeto a los requisitos de §99.34. (§99.31(a)(2))
• A los representantes autorizados del Contralor General de los EE. UU., el Fiscal General de los EE. UU., el Secretario de Educación de los EE. UU. o las autoridades educativas estatales y locales, como una autoridad postsecundaria estatal responsable de supervisar los programas educativos de la universidad respaldados por el Estado. Se pueden hacer divulgaciones bajo esta disposición, sujetas a los requisitos de §99.35, en relación con una auditoría o evaluación de programas educativos con apoyo federal o estatal, o para la aplicación o el cumplimiento de los requisitos legales federales que se relacionan con esos programas. Estas entidades pueden realizar divulgaciones adicionales de PII a entidades externas designadas por ellas como sus representantes autorizados para realizar cualquier actividad de auditoría, evaluación o aplicación o cumplimiento en su nombre. (§§99.31(a)(3) y 99.35)
• En relación con la ayuda financiera que el estudiante haya solicitado o que el estudiante haya recibido, si la información es necesaria para determinar la elegibilidad para la ayuda, determinar el monto de la ayuda, determinar las condiciones de la ayuda o hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda (§99.31(a)(4))
• A las organizaciones que realizan estudios para la escuela o en su nombre, con el fin de: (a) desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; (b) administrar programas de ayuda estudiantil; o (c) mejorar la instrucción. (§99.31(a)(6))
• A las organizaciones acreditadoras para llevar a cabo sus funciones de acreditación. ((§99.31(a)(7))
• A los padres de un estudiante elegible si el estudiante es un dependiente a efectos fiscales del IRS. (§99.31(a)(8))
• Para cumplir con una orden judicial o citación legalmente emitida. (§99.31(a)(9))
• A las partes apropiadas, incluidos los padres, en relación con una emergencia de salud o seguridad, sujeto a §99.36. (§99.31(a)(10))
• Información que la escuela ha designado como "información de directorio" bajo §99.37. (§99.31(a)(11))
• A una víctima de un presunto autor de un delito de violencia o un delito sexual no forzado, sujeto a los requisitos de §99.39. La divulgación solo puede incluir los resultados finales del procedimiento disciplinario con respecto a ese presunto delito o falta, independientemente del hallazgo. (§99.31(a)(13))
• Al público en general, los resultados finales de un procedimiento disciplinario, sujeto a los requisitos del §99.39, si la escuela determina que el estudiante es un presunto autor de un delito de violencia o un delito sexual no forzado y el estudiante ha cometido una violación de las reglas o políticas de la escuela con respecto a la acusación en su contra. (§99.31(a)(14))
• A los padres de un estudiante con respecto a la violación del estudiante de cualquier ley federal, estatal o local, o de cualquier regla o política de la escuela, que rija el uso o posesión de alcohol o una sustancia controlada si la escuela determina que el estudiante cometió una infracción disciplinaria y el estudiante es menor de edad 21. (§99.31(a)(15))

Si un estudiante elegible cree que una escuela no cumplió con su solicitud de acceso a los registros educativos, el estudiante puede completar un formulario de queja de FERPA y debe incluir la siguiente información específica: la fecha de la solicitud de acceso a los expedientes educativos; el nombre del funcionario de la escuela a quien se le hizo la solicitud (de ser posible, se debe proporcionar una copia fechada de cualquier solicitud por escrito a la escuela); la respuesta del funcionario escolar, si lo hubiere; y la naturaleza específica de la información solicitada.

Si un estudiante elegible cree que una escuela no cumplió con su solicitud de enmienda de información inexacta en los registros educativos o no le ofreció al estudiante la oportunidad de una audiencia sobre el asunto, el estudiante puede completar un formulario de queja FERPA y debe incluir la siguiente información específica: la fecha de la solicitud de modificación de los expedientes educativos; el nombre del funcionario de la escuela a quien se le hizo la solicitud (de ser posible, se debe proporcionar una copia fechada de cualquier solicitud por escrito a la escuela); la respuesta del funcionario escolar, si lo hubiere; la naturaleza específica de la información inexacta por la cual se solicitó la modificación; y evidencia proporcionada a la escuela para respaldar la afirmación de que dicha información es inexacta.

Si un estudiante elegible cree que una escuela ha divulgado indebidamente información de identificación personal de sus registros educativos a un tercero, el estudiante puede completar un formulario de queja de FERPA y debe incluir la siguiente información específica: la fecha o fecha aproximada en que ocurrió la supuesta divulgación o la fecha en que el estudiante se enteró de la divulgación; el nombre del funcionario escolar que hizo la divulgación, si se conoce; el tercero a quien se hizo la divulgación; y la naturaleza específica de los registros educativos divulgados.

Este documento de orientación está diseñado para proporcionar a los estudiantes elegibles información general sobre FERPA y sus derechos, y para abordar algunas de las preguntas básicas que hacen con más frecuencia los estudiantes elegibles. Puede revisar la normativa FERPA, preguntas frecuentes, opiniones significativas de la Oficina y otros información sobre FERPA en nuestro sitio web.

Si, después de leer este documento de orientación, tiene preguntas sobre FERPA que no se abordan aquí, puede escribir a la Oficina a la siguiente dirección:

Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares
Departamento de Educación de EE. UU. 400 avenida maryland
SO Washington, DC 20202-8520
Suma: Abril 2012