Génesis y proveedores
Providence actualmente tiene múltiples sistemas ERP heredados que respaldan los servicios clínicos, comunitarios y comerciales en todas sus operaciones. Tener múltiples sistemas paralelos no nos permite facilitar el camino de los cuidadores, las comunidades y los socios externos debido a la ineficiencia y la duplicación del trabajo.
La integración en un solo ERP a través de Génesis (Oracle Cloud Fusion) permitirá a Providence modernizar aún más los servicios inspirados en la Misión, al tiempo que mejora las operaciones comerciales y los servicios centrales para las partes interesadas internas y externas. Una vez que los ERP se modernicen a Genesis, los proveedores experimentarán una mayor estandarización en los procesos Procure to Pay, Sourcing y Operations de Providence.
Como resultado de la implementación de Génesis, las actividades de AP, Adquisiciones y Abastecimiento se verán afectadas, lo que incluye:
- Actualizaciones a la numeración de órdenes de compra, enrutamiento de facturas sin orden de compra y actualizaciones de dirección de facturación
- Actividades de abastecimiento, como extensiones de contrato y adiciones de proveedores
- Actualizaciones EDI en colaboración con GHX
Aunque Providence está modernizando su ERP, lo siguiente no cambiará como resultado de la implementación:
- La incorporación de proveedores seguirá fluyendo a través del patrocinio interno y el Portal de proveedores
- La acreditación de proveedores seguirá siendo compatible con Vendormate
- GHX seguirá siendo el socio VAN de Providence para transacciones EDI
El cronograma para la comunicación de Génesis y las fechas clave son:
- Febrero 2022: Sitio del proveedor actualizado con contenido de Génesis, incluidas las fechas de congelación
- Mayo 2022: Contenido específico de la función completo; Las preguntas frecuentes están en vivo
- Junio 2022: Decisión de continuar/no continuar y recordatorio final
- 5 de julio de 2022: Comienzan las implementaciones agitadas
- Q3 2023: Fin de las implementaciones agitadas
Preguntas frecuentes sobre Génesis
Actualizaciones de procesos
Procure-to-pay integra adquisiciones y cuentas por pagar para crear mayores eficiencias al tiempo que simplifica y controla las transacciones financieras. El proceso incluye cuatro etapas clave:
- Requisición de bienes y servicios
- Hacer cumplir el cumplimiento y el orden
- Recepción y conciliación
- Facturación y pago
El equipo de Cuentas por pagar administra las funciones de pago de facturas para la organización, y Génesis afectará tanto las facturas como los pagos. Valoramos las relaciones sólidas con nuestra comunidad de proveedores y queremos garantizar la continuidad de los procesos comerciales con una interrupción mínima.
Requisitos de factura
Para agilizar el enrutamiento de facturas, todas las facturas requieren un número de orden de compra. Si la compra no requiere un número de orden de compra, se utilizará la dirección de correo electrónico de un cuidador/empleado de Providence para administrar la aprobación del pago frente a los códigos de enrutamiento (p. 49684800). No se procesarán las facturas enviadas a cuentas por pagar que no incluyan un número de orden de compra válido o la dirección de correo electrónico del cuidador.
Envío de facturas
Comienzo 1 de julio de 2022, los archivos de factura en PDF deben enviarse por correo electrónico a providence@ghxinvoices.com. Cada correo electrónico puede tener varios archivos PDF adjuntos, pero cada archivo debe ser solo una factura. Las facturas requieren un número de orden de compra o una dirección de correo electrónico del cuidador.
Tenga en cuenta: Hobbs, Healdsburg y Grace no se incluirán en la conversión sin orden de compra de julio
Envío seguro de facturas TLS
Descargar documentos de configuración.
EDI GHX 810 configuración
A medida que nos acercamos a la puesta en marcha, GHX se comunicará con los proveedores de EDI existentes. Las respuestas rápidas de nuestros proveedores habilitados para EDI garantizarán que el intercambio transaccional de Facturas (EDI810) y los pagos posteriores no se interrumpan.
Actualización de dirección de facturación
La dirección de facturación de Providence se actualizará como parte del cambio a Génesis a partir de 1 de julio de 2022. Este cambio está relacionado solo con el lugar donde se envían las facturas; enviar a direcciones y cuentas no se ven afectadas. Si su organización requerirá nuevas cuentas como parte de este proceso, por favor correo electrónico de atención al cliente e incluya "Actualización de dirección de facturación" en la línea de asunto. Si no se necesitan nuevas cuentas, no se requiere ninguna acción.
Factura a domicilio (efectivo 1 de julio de 2022):
Providencia San José
apartado de correos 31263
Salt Lake City, UT 84131
Servicio al Cliente
Accounts Payable se compromete a apoyar a nuestros proveedores. Para consultas por favor envianos un email. Incluya "Génesis" en la línea de asunto de los correos electrónicos enviados al Servicio de atención al cliente. Esto garantizará que las consultas sobre el nuevo ERP lleguen al equipo adecuado.
El equipo de Adquisiciones gestiona las transacciones de compra facilitando el ciclo de Orden de Compra (PO) de bienes y servicios con el proveedor. Como resultado de Génesis, la numeración y el diseño de las órdenes de compra se verán diferentes.
Numeración de órdenes de compra
La numeración de las órdenes de compra se estandarizará para todas las ubicaciones de Providence.
EDI GHX 850 configuración
GHX se comunicará con los proveedores de EDI existentes a medida que nos acerquemos a la puesta en marcha. Las respuestas rápidas de nuestros proveedores habilitados para EDI garantizarán que el intercambio transaccional de órdenes de compra (EDI850) y el acuse de recibo de órdenes de compra (EDI855) no se vean interrumpidos.
Servicio al Cliente
Compras se compromete a apoyar a nuestros proveedores. Para consultas por favor envianos un email. Incluya "Génesis" en la línea de asunto de los correos electrónicos enviados al Servicio de atención al cliente. Esto garantizará que las consultas sobre el nuevo ERP lleguen al equipo adecuado.
El equipo de abastecimiento REH de Providence está comprometido con la excelencia en la administración del gasto, la diversidad, la equidad y la inclusión, y el ciclo de vida de los contratos. Las áreas clave de extensiones de contrato, conversiones, RFP e incorporación de proveedores se verán afectadas por la implementación de Genesis.
Extensiones
El equipo de abastecimiento se está acercando de manera proactiva a los proveedores que tienen contratos que vencen próximamente para mitigar posibles interrupciones mientras se implementa y estabiliza Génesis. Providence se comunicará con su organización si es necesario y le brindará una comunicación específica sobre los próximos pasos en el proceso de extensión.
Congelar fechas
Las siguientes actividades de proveedores serán congeladas 1 de mayo de 2022 para 8 de julio de 2022.
- Productos urgentes para cuidados críticos
- Actividades urgentes que afectan a proyectos inmobiliarios, de SI o de equipamiento existentes
- Incorporación de nuevos proveedores para productos o servicios urgentes que afectan proyectos existentes o atención clínica
Se quitará prioridad a las siguientes actividades de los proveedores 1 de mayo de 2022 a 31 de octubre de 2022
- Evaluaciones de productos
- Conversiones de productos no urgentes
- Incorporación no urgente de nuevos proveedores
- Contratación: Nuevos Contratos, Modificaciones y adiciones de artículos, incluso para productos, equipos o servicios no urgentes
¿Tiene preguntas?
Comuníquese con su socio de abastecimiento estratégico de REH.
Diseño RESO
Proveedores trabajando en RESO Design Las facturas enviadas directamente a Adquisiciones, Cuentas por pagar o Contabilidad pueden provocar retrasos en el procesamiento.
- Envíe facturas por trabajos relacionados con la construcción a la bandeja de entrada compartida regional de RESO adecuada (basada en la ubicación, principalmente por estado).
- Ver la lista de bandejas de entrada compartidas regionales.
Dependiendo del alcance de sus servicios, los proveedores pueden estar siguiendo diferentes procesos para el envío de pagos en diferentes divisiones de Providence.
- Independientemente de otras comunicaciones que pueda recibir (ya sea por correo electrónico, carta o llamada telefónica), no se desvíe del proceso RESO para proyectos vinculados a la División.
- Si tiene alguna pregunta sobre qué proceso seguir, trabaje con su RESO Design
- El incumplimiento de los procesos de RESO puede dar lugar a un aumento de los problemas para la aprobación de las facturas, lo que en última instancia puede provocar retrasos significativos en el pago.